El 30 de septiembre de 2026, Microsoft retirará oficialmente Project Online (PWA). A partir de esa fecha, la plataforma dejará de estar disponible y las organizaciones que sigan dependiendo de ella tendrán que asumir una migración acelerada, casi siempre la peor de las migraciones posibles.
En Makesoft hemos decidido no llegar a ese punto. Hace unas semanas dimos el primer paso de nuestra transición a Microsoft Dynamics 365 Project Operations, la solución que Microsoft sitúa como el futuro de la gestión de proyectos dentro de su ecosistema.
Este artículo es el primero de una serie en la que compartiremos, fase a fase, lo que vamos aprendiendo por el camino.
Por qué Microsoft retira Project Online
La decisión no es caprichosa. Project Online se construyó sobre una arquitectura que hoy se considera legacy: ni se integra de forma nativa con el resto de Microsoft 365, ni encaja con las capacidades modernas que Microsoft está incorporando a sus productos, especialmente las basadas en IA.
Project Operations, en cambio, vive sobre Dataverse, comparte modelo de datos con Dynamics 365 y se integra de forma natural con Teams, Power BI, Power Automate y Copilot. En otras palabras: deja de ser una isla y pasa a formar parte del mismo tejido que el resto de procesos de negocio.
Nuestro primer hito: el reporting de horas
Migrar una plataforma de gestión de proyectos de extremo a extremo es un trabajo de meses. Por eso hemos decidido empezar por uno de los procesos más sensibles y de más alta frecuencia: el reporting de horas.
Cómo trabajábamos en Project Online
Hasta ahora, el flujo de imputación de horas exigía un proceso largo y manual:
❌ Antes — Project Online
- Importaciones manuales de partes de horas
- Actualizaciones proyecto a proyecto, una a una
- Publicaciones manuales por parte del PM
- Alta dependencia operativa de la figura del jefe de proyecto
✅ Ahora — Project Operations
- El empleado envía su parte de horas
- El responsable lo aprueba
- Las horas se reflejan automáticamente en el proyecto
- El PM recupera tiempo para tareas de mayor valor
El nuevo flujo en tres pasos
El nuevo modelo, ya operativo, simplifica todo el proceso a tres pasos sin intervención adicional del PM:
- El empleado envía su parte de horas.
- El responsable aprueba.
- Las horas se reflejan automáticamente en el proyecto correspondiente.
Ni importaciones, ni publicaciones manuales, ni intervención adicional del PM.
Lo que hemos ganado
Los beneficios son inmediatos y medibles desde el primer día:
⏱️ Menos carga operativa
Los jefes de proyecto recuperan tiempo real para tareas de mayor valor.
🗃️ Datos en un único repositorio
Proyectos, recursos, finanzas y clientes en Dataverse, sin silos ni duplicidades.
✅ Menos errores
Se elimina la manipulación manual de datos, fuente principal de inconsistencias.
📊 Mayor fiabilidad en el reporting
Datos más precisos para gestión interna y facturación a cliente.
Próximos pasos en la transición
Este primer hito es el punto de partida. En los próximos meses iremos trasladando al mismo entorno otros procesos críticos:
- ✅ Reporting de horas — Imputación automática de horas al proyecto tras aprobación del responsable. (Completado)
- ⏳ Facturación de proyectos — Integración del ciclo de facturación directamente en Project Operations.
- ⏳ Control de márgenes — Visibilidad en tiempo real de la rentabilidad por proyecto.
- ⏳ Planificación de capacidad y previsiones — Toda la cadena de valor del proyecto, desde la oferta comercial hasta la facturación, en una única plataforma conectada.
Qué puede aprender tu organización de esta transición
Si tu empresa todavía trabaja con Project Online, hay algo que conviene tener claro: el reloj ya está en marcha. La fecha límite no es una recomendación, es un cierre de servicio.
Nuestra recomendación, basada en lo que estamos viviendo, es empezar cuanto antes por tres motivos:
- Una migración planificada es siempre más barata y menos arriesgada que una migración forzada.
- Project Operations no es un «Project Online renombrado». Tiene su propia lógica y conviene rediseñar procesos, no solo trasladarlos.
- Cuanto antes se libera al equipo de tareas manuales, antes empieza a notarse el retorno de la inversión.
¿Hablamos?
En Makesoft acompañamos a organizaciones que están en el mismo punto en el que nosotros estábamos hace unos meses. Si quieres conocer cómo planificar tu migración de Project Online a Project Operations, escríbenos y te contamos cómo lo hemos hecho.
